Для работы с электронными таблицами не нужно устанавливать на компьютер Excel. Вместо этого вы можете использовать онлайн-версию приложения с тем же именем или сервисы с аналогичными функциями от других разработчиков. Выбор зависит от задач, которые нужно решить: достаточно исправить пару значений в ячейках или рассчитать бюджет крупной организации с помощью сложных функций и макросов.
Excel Online
Excel Online — это веб-версия настольного приложения пакета Microsoft Office. Он бесплатно предоставляет пользователям основные функции электронной таблицы и программы обработки данных.
По сравнению с настольной версией Excel Online не поддерживает настраиваемые макросы и имеет ограниченные возможности для сохранения документов. По умолчанию файл загружается на ваш компьютер в формате XLSX, который стал стандартом после 2007 года. Вы также можете сохранить его в формате ODS (OpenDocument). Однако, к сожалению, невозможно загрузить документ в формате PDF или XLS (стандарт Excel до 2007 г.
Однако ограничение формата можно легко обойти с помощью настольной версии Excel. Например, вы можете загрузить файл из веб-приложения с расширением XLSX, затем открыть его в программе на своем компьютере и снова сохранить в формате PDF.
Если вы работаете с формулами, Excel Online вряд ли полностью заменит настольную версию. Чтобы проверить это, просто посмотрите на инструменты, доступные на вкладке Формулы. Их здесь явно меньше, чем в программе для ПК. Но представленные здесь можно использовать так же, как и настольную версию.
Excel Online также имеет преимущества. Главный из них — это возможность совместной работы над документом. Вы можете создать файл и сделать его доступным для чтения / редактирования всем, например членам вашей команды. Для этого пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» и снова «Поделиться».
Как и Word Online, Excel Online имеет два режима совместной работы:
- Пригласите других пользователей, используя индивидуальную ссылку, привязанную к адресу электронной почты. Только человек, которому вы отправили приглашение, сможет просматривать или редактировать документ.
- Создание публичной ссылки, по которой любой может получить доступ к вашему документу.
Право на редактирование файла по умолчанию предоставляется всем, у кого есть к нему доступ. Если вы хотите, чтобы пользователи могли только читать документ и оставлять комментарии, измените для них уровень прав: нажмите «Все пользователи, получившие ссылку, могут редактировать», снимите флажок «Разрешить редактирование», затем нажмите «Применить» . Это переведет документ в режим чтения для всех, кроме владельца, который его создал.
В настройках общего доступа также есть параметры истечения срока действия ссылки и параметры шифрования, но для их использования требуется учетная запись OneDrive премиум-класса. Купить в России пока нет возможности.
При совместной работе удобно использовать встроенную систему комментирования документов, доступную во вкладке «Обзор». Любой, у кого есть доступ к файлу, может выйти и просмотреть заметки других. Комментарии прикрепляются к определенным точкам в документе и отображаются в виде единого списка.
Файлы, созданные в Excel Online, по умолчанию сохраняются в облаке OneDrive. К ней имеет доступ каждый пользователь с учетной записью Microsoft. В бесплатной версии OneDrive у вас есть 5 ГБ хранилища. Этого места достаточно для хранения миллионов таблиц.
Еще один способ поделиться электронной таблицей, созданной в Excel Online, — встроить ее на свой сайт с помощью HTML-кода. Чтобы воспользоваться этой возможностью, пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» — «Вставить». Затем нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне предварительного просмотра вы можете выбрать, что из таблицы должно отображаться на сайте после вставки кода на страницу.
Все созданные документы публикуются на главной странице сервиса Excel Online. Они находятся на трех вкладках:
- «Недавние»: недавно открытые документы.
- «Закрепленные»: документы, рядом с названиями которых была нажата кнопка «Добавить в закрепленные».
- «Общие» — документы других владельцев, к которым вам предоставлен доступ.
Веб-версию Excel также можно использовать в качестве онлайн-просмотра документов в форматах XLSX и ODS. Для этого на главной странице нажмите ссылку «Добавить и открыть», затем укажите путь к необходимому файлу. Документ откроется в онлайн-версии Excel, где вы сможете его отредактировать.
Вы также можете использовать мобильное приложение Excel для редактирования таблиц на своем смартфоне. Имеются версии для Android и iOS. После установки войдите в приложение с той же учетной записью, которую вы использовали в веб-версии, и вы получите доступ ко всем файлам, созданным в Excel Online. Покупка Office 365 не требуется.
Excel Online на Яндекс.Диске
Веб-версия приложения Excel также доступна для пользователей Яндекс.Диска, облачного хранилища Яндекс. Чтобы вставить его:
- Откройте сайт Яндекса и войдите в свой аккаунт.
- Зайдите в интерфейс Яндекс.Диска.
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип «Таблица».
Чтобы открыть файл Excel, созданный на ПК, загрузите его на Яндекс.Диск. Затем дважды щелкните по нему в репозитории. На следующей вкладке откроется онлайн-редактор таблиц с содержимым документа. После редактирования и сохранения файл будет автоматически обновлен на Яндекс.Диске.
По функциональности эта версия ничем не отличается от Excel Online в OneDrive. Разница лишь в том, что созданные здесь документы по умолчанию сохраняются на Яндекс.Диске. Также ими можно поделиться с другими пользователями через общедоступные ссылки.
Google Sheets (Таблицы)
Google Таблицы — основная альтернатива браузерной версии Excel. Веб-приложение Google предлагает гораздо больше возможностей для работы с электронными таблицами и данными, чем его аналог от Microsoft. Например, в дополнение к четырем сотням предустановленных функций здесь вы можете создавать свои скрипты. Кроме того, функциональность Google Таблиц расширена за счет плагинов.
Еще одним преимуществом Google Sheets является его тесная связь с другими приложениями Google: Google Docs, Gmail, Google Translate, Google Forms, Google Sites, Google Calendar, Google Contacts, Google Groups и Google Maps. Используя Google Apps Script (специальная версия JavaScript, разработанная для работы со службами Google), вы можете автоматизировать различные процессы, такие как настройка массовых рассылок по электронной почте, автоматическое сохранение всех вложений на Google Диск или добавление напоминаний в свой календарь.
Механизм сценария — это само приложение Google Sheets. Функция их создания вряд ли пригодится для домашних нужд, но для бизнеса может стать отличным способом упростить рутинные процессы.
В Google Sheets, как и в рассмотренных аналогах, есть возможность совместной работы над документами. Вы можете пригласить других пользователей по электронной почте или создать и отправить им общедоступную ссылку. Возможные права доступа: только просмотр, комментирование или редактирование.
Все изменения, внесенные в ходе совместной работы, фиксируются в документе. Благодаря системе контроля версий вы можете просматривать их историю. Используя эту функцию, вы также можете вернуться к предыдущему состоянию документа, если кто-то допустил ошибку при компиляции.
Файл, созданный в Google Таблицах, можно сохранить как веб-страницу XLSX, ODS, PDF, HTML, CSV и TSV. Это также делает службу значительно более гибкой, чем Excel Online.
Документы, созданные в Google Таблицах, хранятся в облаке Google Диска. На главной странице веб-приложения есть их список, отсортированный по дате просмотра. Эти же файлы можно просматривать и редактировать с помощью бесплатного мобильного приложения для Android и iOS.
Zoho Sheet
Zoho Sheet — еще один онлайн-инструмент для удобного просмотра и редактирования файлов Excel. Сервис поддерживает форматы XLS, XLSX ODS, CSV и TSV. Вы можете загрузить в него файл из памяти компьютера или импортировать его по ссылке с других веб-ресурсов.
Вам не нужно регистрироваться на Zoho Sheet, чтобы просмотреть содержимое файла, но если вы хотите внести изменения, вам нужно будет создать учетную запись. Вы можете зарегистрироваться в сервисе по электронной почте или через профили в сервисах Google, Facebook или Microsoft.
Zoho не будет полной заменой настольной версии Excel, но вы можете создать таблицу, добавить формулы и работать с данными, которые она содержит.
Основные возможности редактора:
- Совместная работа над документами.
- Настройки блокировки ячеек и сохранения истории изменений для контроля внесенных изменений.
- Инструменты для автоматического преобразования данных в графики и таблицы.
- Более 350 функций для обработки данных.
- Инструменты для очистки данных.
- Поддержка макросов для автоматизации процессов.
- Поддержка 23 языков, включая русский.
У Zoho Sheet также есть мобильные приложения для Android и iOS. При использовании учетной записи данные между веб-версией и данными на смартфоне синхронизируются. Это позволяет, например, создать документ в браузере на компьютере, а затем быстро редактировать его с мобильного устройства.
Документы, созданные в Zoho Street, сохраняются на сервере в учетной записи пользователя. Вы можете загрузить их на свой компьютер в форматах XLS, XLSX, ODS, CS, TSV, HTML и PDF.
OnlyOffice
Офисный пакет OnlyOffice с открытым исходным кодом также предлагает пользователям онлайн-редактор электронных таблиц. Чтобы получить к нему доступ, вам необходимо зарегистрироваться по электронной почте или через сервисный аккаунт Google или Facebook.
После авторизации вы будете перенаправлены на главный экран сервиса, с которого запускаются онлайн-версии приложений. Для работы с электронными таблицами запустите OnlyOffice Spreadsheets.
Визуально редактор электронных таблиц OnlyOffice выглядит как Excel Online, поэтому вам не нужно тратить время на его изучение. С точки зрения функциональности эти веб-приложения также очень близки друг к другу.
OnlyOffice предлагает следующие возможности для работы с таблицами в браузере:
- Редактирование и форматирование ячеек.
- Формулы для выполнения расчетов.
- Формирование таблиц и графиков из данных.
- Сортировка и группировка данных.
- Совместная работа над документом.
Конкурентным преимуществом OnlyOffice перед Excel Online является поддержка макросов для автоматизации действий пользователя. Вы можете создавать новые алгоритмы на вкладке «Плагины». Он также содержит инструменты для выделения кода, редактирования изображений, выбора синонимов, перевода текста и вставки видео с YouTube.
Однако веб-версию OnlyOffice нельзя использовать для открытия файлов с компьютера. Сервис поддерживает только те, которые были созданы в нем. Вы можете хранить документы в «облаке» или загружать их на свои устройства в форматах XLSX, ODS, CSV, OTS, PDF.
Приложение OnlyOffice работает на смартфонах на базе Android и iOS. Когда вы авторизуетесь с той же учетной записью, что и веб-версия, данные синхронизируются.
В дополнение к бесплатному редактору электронных таблиц OnlyOffice имеет коммерческую версию облачной платформы для организаций. Для проверки его возможностей предусмотрен пробный период 180 дней. Стоимость подписки зависит от количества сотрудников. В среднем месячная лицензия на одного пользователя стоит 4,25 евро. При годовой подписке экономия составит 40%, при покупке трехлетнего плана — 60%.
Для некоммерческих и образовательных учреждений OnlyOffice предоставляет бесплатный доступ к платным функциям. Для этого вам необходимо зарегистрироваться, выбрать баннер, который будет размещен на главной странице сайта организации и заполнить форму. Подробности на этой странице.
Облачная платформа OnlyOffice не предназначена для домашнего использования, так как она слишком сложна и довольно дорога. Но если вы ищете решение для онлайн-организации, это отличная замена Excel Online.