Article #34113

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям делать это максимально быстро и эффективно. В этой статье мы разберем, как работает автоматическое заполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения

Для выполнения автозаполнения в Excel нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это довольно просто:

1. Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки, информацию, на которую мы хотим умножить.
2. Должен появиться черный знак плюса, который является индикатором заполнения. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее вниз / вверх / вправо / влево в зависимости от нужного нам направления (в нашем случае — вниз).
3. После остановки в ячейке, которую мы хотим заполнить автоматически, отпустите кнопку.

Примечание. Заполнение ячеек маркером зависит от того, какие данные содержатся в оригинале. В нашем случае это вновь скопированное текстовое значение.

Автоматическое заполнение числами

Одно из наиболее распространенных применений автозаполнения — ввод последовательных чисел. Допустим, нам нужно пронумеровать от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем следующее:

1. Пишем единицу в верхнюю ячейку будущего списка. Затем по принципу, описанному выше, используем маркер заливки, растягивая его на 25 строк.
2. В результате во всех ячейках мы получим цифру 1. Затем щелкните значок, который появляется справа от заполненного диапазона, и выберите команду «Заполнить» в предложенном списке”.
3. Всего за несколько кликов мы смогли автоматически вставить числа 1-25 в выбранные ячейки по мере необходимости.

Альтернативный способ

При перетаскивании маркера заливки вниз с нажатой левой кнопкой мыши вы также удерживаете нажатой клавишу Ctrl. Рядом с обычным черным знаком плюса слева и сверху должен появиться еще один знак плюса.

После этого числа сразу заполняются по порядку, и нет необходимости использовать меню с опциями автозаполнения.

Заполнив значения математической прогрессии

Используя автозаполнение, вы можете быстро составить серию прогрессий, но только арифметически.

1. В исходную ячейку будущей строки печатаем первое числовое значение, в соседней — второе число с учетом шага прогрессии.
2. После выбора обеих ячеек воспользуемся индикатором заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае — нижней).
3. Все готово, продолжаем серию арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: если вы укажете числа 1 и 2 в первых двух ячейках, мы получим другой способ упорядочить числовые значения (прогрессия с разницей — единица).

Использование функции “Заполнить”

Вы можете сделать автозаполнение в Excel с помощью специального инструмента заливки. Алгоритм действий следующий:

1. Поместим информацию в исходную ячейку. Далее любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой мы хотим применить автозаполнение.
2. В панели инструментов «Редактировать» на главной вкладке щелкните значок в виде стрелки вниз (это функция «Заливка»). Откроется список возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который вам нужен (в нашем примере «вниз).
3. Получаем автоматически заполняемый диапазон ячеек.

Заполнение серии прогрессий

Используя функцию «Заливка», можно, среди прочего, продолжить серию последовательностей:

1. Как и в алгоритме выше, мы указываем первое значение в начальной ячейке. Затем выберите требуемый диапазон, нажмите на инструмент «Заливка» и остановитесь на опции «Ход выполнения”.
2. Настроим параметры прогрессии в появившемся окне:
   • поскольку мы изначально сделали выбор, соответствующая позиция уже выбирается сразу, однако при желании ее можно изменить.
   • выберите тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, датированная, автоматическое завершение. В этот раз мы остановимся на геометрическом.
   • укажите желаемый отрывок.
   • введите предельное значение. Необязательно — если диапазон был предварительно выбран. В противном случае необходимо указать конкретный номер.
   • в некоторых ситуациях необходимо выбрать единицу измерения.
   • когда все параметры установлены, нажмите ОК.
3. Все готово, мы получили ряд чисел в геометрической прогрессии с учетом сделанных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Другой распространенный вариант использования автозаполнения — быстрое копирование формул / функций. При этом учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть список товаров, их цены и штучные продажи. Вам необходимо рассчитать общий доход по каждой позиции:

1. В первую ячейку получившегося столбца записываем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице ставим знак «=» (любая формула должна начинаться со знака «равно») и умножаем соответствующие ячейки: = B2 * C2.Более подробную информацию о том, как выполнить это действие, можно найти в нашей публикации — «Как умножать в Excel: числа, ячейки, столбцы, формулы, функции”.
2. Нажимая на клавиатуре клавишу Enter, получаем результат. Теперь все, что осталось, — это использовать дескриптор заполнения, чтобы растянуть / скопировать формулу в оставшиеся строки.
3. Расчет выручки по каждому продукту готов.
   Выбрав произвольную ячейку из диапазона автозаполнения, мы можем убедиться, что формула копируется с учетом типа ссылок (в данном случае они относительные).
   

Другие виды автозаполнения

Функции Excel позволяют автоматически заполнять не только числа, но и другие значения, подходящие для этого. Однако план действий остается прежним.

1. Введите дату в исходную ячейку. Затем мы перетаскиваем Fill Handle в выбранном направлении (скажем, вправо).
2. Получаем последовательные даты в выбранном диапазоне.
3. Также вместо маркера можно использовать функцию «Заливка», предварительно выделив диапазон элементов в желаемом направлении и выбрав его из доступных вариантов.

Примечание. Формат ячеек может быть изменен по нашему усмотрению.

Дни недели / месяцы

Точно так же ячейки автоматически заполняются названиями дней недели или месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек необходимо ввести один и тот же тип данных с изменением числового значения, содержащегося в порядке возрастания. Например, это может быть список рассылки.

Когда мы расширяем значение из исходной ячейки на другие, мы видим, что изменяется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если в Excel нет нужной вам опции автозаполнения, вы можете создать ее вручную. В этом случае мы руководствуемся следующим планом действий:

1. Откройте меню «Файл”.
2. В списке слева выберите пункт «Параметры”.
3. В открытых параметрах перейдите в подраздел «Еще». Прокручиваем содержимое в правой части окна, находим группу «Общие», в которой нажимаем кнопку «Изменить списки…”.
4. На экране появится окно со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран «НОВЫЙ СПИСОК» (в противном случае отметьте его вручную). Чтобы создать его, щелкните внутри поля «Список элементов», после чего мы добавляем необходимые значения по порядку, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все будет готово, нажмите «Добавить”.
5. Созданный список появится в списке слева. Теперь окно можно закрыть. Так же выходим из параметров программы.
6. Записываем в свободную ячейку любые слова из созданного списка, после чего можно использовать маркер заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненный с учетом положения значений в нашем списке. Кроме того, это выполняется циклически, то есть после последнего слова первое начинается заново — и так до последнего элемента выбранной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Excel можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для всех пользователей. Это означает, что время, потраченное на изучение этого инструмента, в будущем многократно окупится.