Article #34076

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Привет друзья. Думаю, каждый, кто работал в Excel, сталкивался с таблицами со структурой данных. Группировка в Excel используется чаще всего, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели на основе этой структуры. Например, продажи для всей компании, для региональных офисов, для руководителей. Посмотрите на картинку, как это может быть без группировки:

На рисунке показан подробный пример отчета о продажах структурного подразделения по дням. Но что, если вам нужно ежемесячно предоставлять менеджерам отчет только по отделам без каких-либо подробностей? Так было так:

Согласитесь, такой тип таблиц более наглядный и показательный для анализа работы компании в целом. Но как получить такую ​​таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, определите структуру документа.

На фото выше я привел уже структурированный документ с маркерами групп. В таблице менеджеры сгруппированы по регионам и регионам компании, а также по дням недели в месяцах. Чтобы скрыть определенную группу, щелкните знак минус в последней строке этой группы. «Для открытия — на знак плюса. Чтобы просмотреть определенный уровень, нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, что данные сгруппированы по нескольким уровням. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего в Excel можно создать до восьми уровней в строках и до восьми в столбцах.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура — Группа — Создать структуру.

Если формулы суммирования написаны правильно и логично, структура будет построена правильно. У меня эта функция часто работает нормально, поэтому сначала я пробую автоматическое создание. Структура примера создана автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и быть уверенным, что вы получите правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните следующие действия:

• Дизайн и заполнение таблицы, создание итоговых строк и столбцов
• Щелкните значок маленькой стрелки в правом нижнем углу группы ленты «Данные — Структура». В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

• Выберите строки или столбцы, которые хотите сгруппировать (не выбирайте итоги). Делайте это по очереди с каждой группой, начиная с самой глубокой. В моем примере это имена обработчиков.

• Щелкните ленту «Структура — Группа» (или нажмите клавиши ALT + SHIFT + СТРЕЛКА ВПРАВО). Будет создана группировка

• Повторяйте шаги 3-4, пока данные не будут полностью структурированы. Опять же, начните с подчиненных групп, затем переходите на более высокий уровень. Те, что указаны в таблице в качестве примера, мы сгруппируем менеджеров по филиалам один за другим, а затем по филиалам в компанию.

Будьте осторожны при вставке новых строк и столбцов в структурированную таблицу. Например, если в группу добавляется новый менеджер, вставьте строку где-нибудь между сгруппированными строками, а не первым и не последним элементом в группе. В противном случае новая строка не уместится в контуре.

При копировании диапазона ячеек скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой, они все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображаемые на экране, выделите желаемый диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выбрать — Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, копироваться не будут.

Если структура вам больше не нужна, удалите ее. Для этого на ленте выполняем Данные — Структура — Разгруппировать — Удалить структуру .

Сгруппированные данные, структурированная рабочая область — это не только добавляет удобства вашим таблицам, но и является хорошим правилом, когда одну и ту же таблицу можно легко просматривать как в расширенной, так и в подробной форме.

Вот и все, практикуйтесь и практикуйтесь в структурировании данных в Excel. Приглашаю вас прокомментировать представленный материал, задать вопросы и поделиться своим опытом!